Cómo hacer un inventario sin morir en el intento

23 septiembre, 2016
Cómo hacer un inventario sin morir en el intento

Es curioso que últimamente, de unos meses a esa parte, me hayan llegado varios e-mails  de nuevos empresarios cuya duda más urgente a resolver era el tema de inventario. Supongo que lo que ocurre es que no me había dado cuenta de hasta qué punto puede convertirse en una pesadilla este tema cuando se carece de experiencia o de los conocimientos básicos necesarios. La mayoría de estos e-mails me pedían consejo para ser ellos mismos quienes llevaran el tema, y no una empresa externa, por lo que pienso que hablamos de pymes y comercios pequeños.

Para empezar he de decir que no hay una pauta a seguir que funcione bien a todo el mundo. Por regla general, hoy en día, la mayoría de los empresarios utilizan un equipo informático para controlar el tema de la logística y el inventario de productos en sus almacenes pero no tiene por qué ser primordial, de hecho hasta hace bien poco todo se controlan a mano y a nadie se le caían los anillos por hacerlo. Ahora bien, yo recomiendo un bien documento de excell donde anotar las entradas y salidas de productos, la fecha y la hora en la que se recibe material y cosas así porque la comodidad es mucho mayor.

También me preguntabais sobre cómo almacenar esos productos y mantenerlos a salvo hasta su posterior puesta en venta y aquí ya entramos en un problema de género porque no es lo mismo guardar ropa que pelotas de baloncesto y tampoco es lo mismo almacenar comida envasada al vacío que jamones de jabugo así que todo dependerá del sector en el que os mováis y del tipo de producto del que estemos hablando pero, a groso modo y sin entrar en pormenores, os diré que a mí siempre me ha funcionado lo más sencillo de todo: las cajas de cartón.

Lo que hago es comprar este tipo de cartonajes y almacenar dentro los paquetes de productos que me llegan al almacén anotando en la propia caja de cartón qué es lo que hay dentro y el número de piezas que tiene la caja, de este modo aunque también lo tengo anotado en el escell puedo, de un simple vistazo, localizar ciertos productos sin volverme demasiado loca.

A veces, cuando hablamos de algo un poco más frágil, opto por cajas con onda vista que, para quien no las conozca, son estas cajas que parecen fabricadas con ondas como si fueran patatas porque tienen mayor amortiguación contra los posibles golpes o accidentes. Ahora bien, como ya he dicho, todo depende del producto que vendas.

Consejos para hacer un buen inventario

Lo que sí os voy a dejar claro es que hacer inventario es algo que siempre, en todos los casos, da pereza. No es un trabajo reconocido, nadie te da las gracias por hacerlo y encima acabas reventado así que sé que ningún trabajador (sea su propio jefe o no) va a tener ganas de hacerlo. Aquí van algunos consejos para que os resulte un poco más sencillo.

  • Olvídate de los que dicen que con uno al año sobre. Haz dos como mínimo, uno cada seis meses, así lo tendrás todo más controlado y ahorraras esfuerzo a la larga.
  • Divide el activo fijo del circulante. Yo personalmente sólo tengo circulante (productos que en algún momento estarán a la venta) pero aquellos que cuenten con activo fijo deben señalizarlo bien y tenerlo controlado en todo momento.
  • Usa un código de codificación. No tiene por qué ser necesariamente algo enrevesado o un código de barras que no entiende nada más que la máquina, sino un código que te ayude a localizar las cosas como hacen los bibliotecarios con los libros en los estantes de las bibliotecas. Puedes ordenarlo todo alfabéticamente e incluso usar dibujos para guiarte.
  • Si hay algo que no te encaja en tu orden es que necesitas otro orden o un apartado de desajustes. Piénsalo bien antes de iniciar de nuevo el trabajo porque a veces sobra con añadir una leja más o una fila en un hueco para evitar tener que empezar otra vez.
  • Utiliza la división por “familias de productos” así, si tienes mucho stock, te resultará más fácil localizar las cosas. Ten en cuenta que esto funciona como un ordenador, cuántas más carpetas clasificatorias hagas más fácil te será localizar algo perderlo dependiendo de lo sencillo que lo hagas.