Los autónomos debemos decir adiós a las antiguas plantillas de Word y Excel, y apostar por la facturación electrónica. Pero la factura electrónica es aquella que se emite y recibe por medios y formato electrónico. Desde Cinco Días explican que «una factura en papel que se ha escaneado y se ha enviado en pdf por correo electrónico no es una factura electrónica. En este caso, el formato no permite que se tramite de manera automática».
Los beneficios de la facturación electrónica son numerosos y supondrán un importante ahorro de tiempo y costes. Con el paso de los años, ha ido incrementándose la legislación en España y en 2025 la ley obligará a utilizar la facturación electrónica. Ya no será posible emitir facturas en papel y todos los documentos se transferirán a través de la plataforma digital.
Los autónomos y las pymes tendrán que empezar a emitir facturas electrónicas en las operaciones con otras empresas dentro de 1 o 2 años. La factura electrónica será obligatoria para todos los autónomos que facturen con otros profesionales. Debemos realizar facturas a principios de 2025, si la facturación es superior a los 8 millones de euros. A finales de 2025 o principios de 2026, si la facturación es inferior a los 8 millones de euros.
Beneficios de la factura electrónica para los autónomos
Los profesionales de la empresa Erploop, expertos en programa de facturación electrónica para pymes y autónomos, nos explican los principales beneficios de la factura electrónica para profesionales autónomos.
Importante ahorro de tiempo y costes
La facturación manual tradicional es un proceso que quita mucho tiempo a los autónomos y si hay que buscar entre esa cantidad de archivos, seguramente se perderá mucho tiempo. La automatización de estas tareas disminuye en gran medida la carga administrativa. Muchos autónomos realizaban las facturas en la oficina, pero la facturación digital permite crear las facturas desde cualquier dispositivo móvil y en tan solo unos minutos.
Mejoras en la gestión
La factura electrónica tan solo requiere de un programa informático y allí aparece tanto las facturas de ingresos como las facturas de los proveedores. Con este sistema de facturación, podemos encontrar una factura determinada porque estos programas permiten llevar a cabo búsquedas basándose en distintos parámetros: fecha, número de identificación fiscal del cliente o proveedor, concepto, etc. Esto ahorra mucho tiempo, ya que podemos encontrar las facturas con un par de clics.
Reducción de errores
La factura electrónica minimiza los errores humanos asociados con la gestión manual de facturas. Al automatizar el proceso de generación y envío de facturas, se eliminan errores como la omisión de datos importantes o los cálculos incorrectos. Los errores en las facturas manuales son una de las causas más habituales para iniciar inspecciones de Hacienda, ya que duplicar un mismo número de factura, o cometer un error en uno de los números del CIF puede acarrear multas. Estos sistemas pueden cargar de forma automática los datos del cliente y muestran automáticamente el número de la factura. Además, el programa hace automáticamente los cálculos de los impuestos y calcula el IRPF.
Seguridad en la transmisión de datos
La seguridad en la transmisión de datos de las facturas electrónicas es muy superior a la que podían proporcionar las facturas en papel. Todas las transacciones ejecutadas por la plataforma digital deben encontrarse cifradas y solo mediante una autenticación digital se puede acceder a ellas. Esto es fundamental para proteger la información y evitar el robo de documentos.
Facilita el almacenamiento
Con la factura electrónica, las facturas se almacenan de forma digital, por lo que ya no es necesario utilizar los archivos físicos. Los autónomos tenemos la obligación de conservar las facturas durante cuatro años, pero hasta ahora no siempre era posible, porque los documentos que se habían perdido imposibilitaban una inspección. Los servidores en la nube siempre deben incorporar copias de seguridad de todas las facturas, porque aunque se dañen o se produzcan averías, siempre se podrán recuperar.
Cumplimiento de las obligaciones legales
Es importante optar por la facturación digital para cumplir con la normativa vigente en España. Además, el hecho de que las facturas lleguen a la Agencia Tributaria de modo automático también reducirá las inspecciones y las multas.
Acelera la facturación en ciclos largos de compraventa
En sectores donde los ciclos de compraventa son largos, la factura electrónica puede acelerar el proceso de facturación y se reducen los retrasos asociados con el envío físico de documentos.
Crear y enviar facturas de manera autónoma
Con la factura electrónica, los autónomos podemos crear y enviar facturas de forma autónoma. Al limitar intermediarios, se reducen los costos asociados con la facturación tradicional.
